En los últimos meses se ha generado un notable ruido informativo y confusión entre empresarios y profesionales sobre la convocatoria factura electrónica obligatoria y el nuevo sistema VeriFactu elaborado por la Agencia Tributaria. Se habla de sanciones, fechas inminentes y supuestas obligaciones que, en realidad, aún no existen.

Por lo tanto, el Consejo General de Colegios de Directivos Administrativos de España considera necesario enviar un mensaje de tranquilidad y claridad regulatoriaante el aluvión de comunicaciones incompletas que están recibiendo empresas y autónomos.

VeriFactu: ¿cuándo será obligatorio y a quién afecta?

el sistema VeriFacturegulado por el Real Decreto 1007/2023Aún no está en vigor, pero supondrá un cambio profundo en la forma de emitir facturas en España. Su entrada en vigor está prevista para 2026 (enero para empresas y julio para autónomos), aunque diversas organizaciones profesionales han solicitado su aplazamiento al menos hasta 2027.

Sin embargo, no todos estarán obligados. La regla se aplica sólo a propietarios de negocios y profesionales que utilizan software de facturación integradoes decir, aquellos que, además de emitir y mantener facturas, procesar la información contenida en los mismos para generar directamente el IVA, el IRPF o los libros contables.

De lo contrario, No estarán sujetos a esta obligación quienes elaboren sus facturas mediante sistemas simples y no integrados.. Esto incluye a quienes emiten sus facturas. manualmente o con herramientas básicasintroducir los datos individualmente y conservar una copia impresa o digital, sin vincular ese documento con programas de contabilidad o gestión. También se mantiene fuera del alcance. Facturación tradicional mediante talonarios, plantillas o documentos preimpresos.siempre que no exista un tratamiento automatizado de los datos.

Así lo ha reconocido el Dirección General de Impuestos en sus últimas consultas vinculantes (V0058-25 y V0073-25), y la propia AEAT lo confirma en su apartado de preguntas frecuentes, donde especifica que la norma “no afecta a quienes facturan manualmente o utilizan programas que se limitan a generar e imprimir facturas, sin otras funcionalidades adicionales”.

En resumen: Sólo estarán dentro del ámbito de aplicación de VeriFactu aquellos que utilicen software que gestione o transforme la información contable.. El resto podrá seguir facturando como hasta ahora.

Aun así, Hacienda prevé que este sistema se acabará extendiendo como norma de control fiscal. En el futuro, cualquier programa de facturación deberá incorporar un código QR y una firma electrónicaevitando que las facturas sean alteradas o eliminadas una vez emitidas. Su objetivo es garantizar que el registro sea a prueba de manipulaciones y verificable.

Muchos profesionales —desde el pequeño taller que entrega una factura impresa, hasta el comerciante que guarda copias físicas, o el autónomo que registra sus operaciones en documentos sencillos— No están obligados hoy a cambiar su forma de facturación.

Factura electrónica obligatoria: qué cambios y a quién afectará

El factura electrónica obligatoria nacido de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Crear y hacer crecer la ley). Su objetivo es impulsar la digitalización, combatir la morosidad y eliminar el uso del papel en las relaciones entre empresas y profesionales.

A diferencia de VeriFactu, que regula cómo se generan las facturasla factura electrónica regula cómo se envían y reciben. Sólo se aplicará a los Operaciones entre empresas y profesionales (B2B)no a facturas dirigidas a consumidores finales.

Por ahora, esta obligación no ha comenzadoya que falta el reglamento que desarrollará la ley. Una vez aprobado, las grandes empresas (con una facturación superior a 8 millones de euros) tendrán un año adaptarse, y el resto de pymes y autónomos dos años.

Hasta entonces, Sólo las facturas dirigidas a administraciones públicas son electrónicas obligatoriasusando el formato Facturavigente desde 2015.

La futura factura electrónica no afectará a quienes venden bienes o servicios a particulares, pero sí a quienes trabajan con otras empresas o autónomos. Su implantación supondrá la progresiva desaparición del papel en las relaciones comerciales, con ventajas en trazabilidad, rapidez de cobro y control fiscal.

Tres obligaciones diferentes con calendarios diferentes

Por último, el Consejo General recuerda que el sistema de facturación computarizadoel remisión de registros a la Agencia Tributaria (VeriFactu) y el factura electrónica obligatoria son tres obligaciones diferentescon diferentes calendarios y destinatarios.

• Él sistema de facturación por computadora regula cómo se generan las facturas dentro del negocio.
• VeriFactu establece normas para el registro y protección de datos contables contra manipulación.
• y el factura electronica Determina cómo se deben intercambiar las facturas entre empresas una vez emitidas.

«Confundir estos conceptos es el origen de la confusión actual. No todo es obligatorio todavía, ni lo será para todos al mismo tiempo. Lo esencial, por ahora, es «Mantengan la calma, verifiquen la información y confíen en los profesionales que pueden orientar cada caso», afirma el presidente de las Gerencias Administrativas, Fernando Jesús Santiago Ollero..