Para digitalizar y registrar automáticamente tickets, facturas y otros gastos corporativos desde el móvil, las empresas están incluyendo la IA en su vida diaria. «Gracias a la IA y al reconocimiento inteligente de caracteres, la información se captura automáticamente y queda disponible para su revisión, validación y posterior gestión fiscal», explican a este diario desde Exaccta Xpens, una aplicación y plataforma de software diseñado para automatizar y gestionar los gastos y notas de viaje de los empleados de las empresas, homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), lo que supone que el billete digitalizado tiene plena validez legal y permite a las empresas deshacerse del formato físico.

«Nuestro servicio ahorra mucho tiempo tanto al empleado que lo utiliza como a la empresa, lo que también ahorra el coste administrativo de gestión y control de gastos. Aproximadamente 600 euros por empleado al año. El coste del servicio depende del número de usuarios que lo utilizan pero oscila entre 4 y 8 euros usuario/mes», explica a ABC Luis Hidalgo, director general de Exaccta.

El funcionamiento es sencillo: los clientes son empresas con empleados que generan gastos de movilidad; vendedores, técnicos de mantenimiento, vendedores de seguros, comerciales médicos, etc. Los usuarios toman una fotografía de cada recibo de gastos desde la app en cuestión y del recibo se extrae la información relevante y se digitaliza y organiza automáticamente, elaborando la nota de gastos de forma automática, lo que genera un ahorro de tiempo y costes de gestión administrativa muy importante.

Y es que la gestión documental se ha convertido en uno de los factores más importantes para optimizar la recuperación del IVA. Cuando no se registran correctamente o se pierden durante el proceso, las posibilidades de recuperar determinadas cantidades disminuyen considerablemente. Por ello, Exaccta Xpens mantiene una alianza con Way2VAT España (anteriormente conocida como DevoluIVA), empresa especializada en la recuperación del IVA y el cumplimiento tributario.

La colaboración permite conectar la digitalización de los gastos con los procesos de validación documental y recuperación de impuestos, ofreciendo una gestión más completa y eficiente.

La integración entre ambas firmas facilita a las empresas la gestión de sus gastos corporativos y, al mismo tiempo, identificar oportunidades de recuperación del IVA que en muchos casos pasan desapercibidas cuando Los procesos siguen siendo manuales..

Menos burocracia, más control financiero

Y más allá del ahorro administrativo, la automatización permite a los departamentos financieros tener una visión más precisa y actualizada de los gastos corporativos. Esto facilita el control presupuestario, mejora cumplimiento normativo y reduce el riesgo de incidencias relacionadas con la documentación fiscal.

La tendencia refleja una nueva prioridad empresarial: no sólo gestionar mejor los gastos, sino también garantizar que no se pierda ningún euro recuperable. “En nuestro servicio de digitalización de gastos se realiza la recuperación del IVA – añade Hidalgo – que consiste básicamente en la transformación de recibos y facturas simplificados en facturas nominativas cuyo IVA se puede deducir en las declaraciones de las empresas clientes, generando una fuente de ingresos inesperada pero importante”.

En definitiva, en un entorno donde la eficiencia financiera es cada vez más importante, la combinación de digitalización, automatización y recuperación fiscal se está convirtiendo en una herramienta estratégica para empresas de todos los tamaños.